Die Qual der Wahl – Migration von Saperion auf OnBase

Als im Jahr 2017 die Übernahme der vorherigen Lemark-Software-Sparte Saperion durch die US-amerikanische Softwarefirma Hyland bekannt gegeben wurde, waren auch viele deutsche Unternehmen zunächst einmal verunsichert – bildet doch Saperion auch heute noch für viele die Grundlage ihrer in-house ECM-Systeme.
Glücklicherweise wurde schnell klar¹, dass es auch unter Hyland weiterhin Support und eine Fortsetzung der bereits geplanten Saperion-Entwicklungsaktivitäten geben wird. Klar wurde aber auch, dass Hyland den Fokus, bei der Neuentwicklung von Funktionen, auf sein eigenes Produkt OnBase setzen und Saperion in diese Softwarelandschaft integrieren wird².

Vergleicht man beide Systeme, zeigt sich, dass OnBase gegenüber Saperion einige Vorteile mitbringt³:

Während die Code-Basis und Architektur von Saperion bereits recht alt ist, wurde OnBase deutlich moderner und modularer aufgesetzt. Es ermöglicht kundenspezifische Anpassungen mit und ohne Programmieraufwand und verwendet mit dem .net-Framework die native Windows-Laufzeitumgebung.
OnBase ermöglicht aufgrund von moderneren Schnittstellen (u.a. Webschnittstellen) eine bessere Integration in komplexe IT-Landschaften. Datentypen und -Formate entsprechen aktuellen Anforderungen.
Das Support-Konzept von OnBase basiert auf zertifizierten Partnern, die ihr Fachwissen regelmäßig auffrischen um auch die neuesten Funktionen unterstützen zu können.

Was bedeutet das für mein ECM? Sollte ich meine kompletten Daten nach OnBase migrieren?

Wenn sie ein bestehendes Saperion-System haben, besteht zunächst einmal keine akute Notwendigkeit auf OnBase zu wechseln. In aktuellen Veröffentlichungen von Hyland ist zu lesen, dass Version 8.1 von Saperion bis Dezember 2021 vollumfänglich - und durch den erweiterten Support bis Ende 2023 - supportet wird. Das ursprünglich für Ende 2019 angekündigte Release von Saperion 8.2 wird in der ebenfalls angekündigten Foundation aufgehen. Diese soll dann auch das sogenannte Federated File Framework (ehem. Convergence Framework) beinhalten, mit dessen Hilfe auch Saperion-Daten direkt in OnBase bzw. der Foundation-Umgebung bereitgestellt werden können.

Wer dennoch den Wechsel auf eine neue OnBase-Installation plant, für den stehen folgende Möglichkeiten für die Migration bestehender Daten zur Verfügung:

1. Gar nicht migrieren
Saperion und OnBase sind parallel installiert und laufen gleichzeitig. Es ist nicht zwingend notwendig, dass der Saperion-Anwendungsserver weiterbetrieben wird, jedoch muss das Saperion-Dateisystem verfügbar sein. Über eine Brücke, die Bestandteil des Convergence Frameworks (bzw. Federated File Framework) sein wird⁴, greift OnBase auf die bereits vorhandenen Datensätze zu und zeigt diese im OnBase-Client an.

Diese Lösung bietet die folgenden Vorteile:

Es besteht keine Notwendigkeit die bereits vorhandenen Daten zu exportieren und zu bearbeiten. Das Mapping vorhandener Informationen kann nach einem klar definierten Schema durchgeführt werden.
Es sind keine (größeren) Downtimes notwendig und eine Neuinstallation von OnBase kann problemlos mit einer „Stichtaglösung“ in Betrieb genommen werden.

Als Nachteil ist zu sehen, dass

auch weiterhin ein gewisses Saperion-Know-How notwendig sein wird um die vorhandenen Datensätze zu verwalten
sich das Convergence Framework aktuell noch in der Entwicklung befindet⁵

2. Eine „schleichende“ Migration
Bei diesem Sonderfall des vorangehend beschriebenen Szenarios, wird ebenfalls das Convergence Framework genutzt - diesmal jedoch um die Daten während eines Zugriffs nach OnBase zu importieren. Dieser Import erfolgt im Hintergrund und für den Anwender weitestgehend unsichtbar. Diese Form der Migration sollte wohl für den Großteil der Saperion-Kunden die bevorzugte Lösung werden, da sie

die Ressourcen schonendste Lösung ist.
langfristig gesehen, eine komplette Abschaltung des Saperion-Altsystems ermöglicht.

Bleiben Sie über alle Änderungen informiert!

3. Eine Komplettmigration
Alle in Saperion vorhandenen Datensätze werden in ein (XML-basiertes) Zwischenformat exportiert und anschließend mit dem Document Import Processor (DIP) von OnBase wieder importiert. Diese Form der Migration ist wohl die Aufwändigste, da sie nicht nur lange dauert und viele Ressourcen bindet, sondern auch

eine Umwandlung des Saperion-Exportformats in ein OnBase-lesbares Datenformat erfordert. Häufig sind nicht alle in Saperion verwendeten Metadaten 1:1 in OnBase abbildbar, so dass ggf. ein aufwändiges Mapping definiert werden muss.
Das Handling von Revisionen unterscheidet sich deutlich zwischen Saperion und OnBase, so dass auch dort eindeutige Regeln definiert werden müssen.
Nicht alle Versionen von Saperion sind für eine Migration kompatibel. Ja nach aktuell installierter Version, ist zunächst ein Upgrade von Saperion auf eine der aktuellen Softwareversionen notwendig um die Migration durchführen zu können.

Als Vorteil ist zu nennen, dass

sich nach der Migration alle Daten in einem einheitlichen, dem neueren OnBase-Format vorliegen.
kein zusätzlicher Aufwand bzw. Know-How mehr notwendig ist um das abgelöste Saperion-System zu betreiben.
im Rahmen der Migration ggf. Datenstrukturen überdacht werden können.

Während die Umwandlung des Saperion-Exports in das OnBase-Import-Format fast immer eine kundenspezifische Lösung erfordert, ist der Export selbst mit einem Tool der Firma EITCO⁶ stark automatisierbar und standardisierbar.

Im Regelfall bildet das Enterprise Content Management System (ECM) die Grundlage für alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens, so dass die Wahl der richtigen Softwarelösung von entscheidender Bedeutung sein kann. Ebenso wichtig ist auch die Wahl der richtigen Strategie bei einer Umstellung der ECM-Software. Häufig wird dieser Punkt bei der Planung eines Projekts vernachlässigt, kann aber entscheidende Auswirkungen auf den Zeitrahmen sowie die anschließende Verfügbarkeit von Informationen haben. Aus diesem Grund sollte eine Systemumstellung nicht nur von technischer Seite gut betreut werden, sondern auch mit einer Analyse der vorhandenen Geschäftsprozesse und ggf. einer Revision der Arbeitsprozesse unter Berücksichtigung langfristiger Ziele einhergehen.

0 comments permalink

Die Qual der Wahl – Migration von Saperion auf OnBase

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig!