Scannen Sie Dokumente immer noch manuell? Testen Sie die optische oder intelligente Zeichenerkennung und sparen Sie Hunderte von Arbeitsstunden!

Der Hauptgrund für den Umstieg auf eine Dokumentenmanagement-Software ist, dass Unternehmen alle relevanten Informationen mit Leichtigkeit, mit weniger Personal und auf kosteneffizientere Weise organisieren können.

Ist das Scannen von Dokumenten eine praktikable Lösung?

 

Viele Unternehmen verwenden Scantechnologien, um die Dokumente zu digitalisieren. Beim Scannen kann jedoch nur ein Bild des Dokuments erstellt werden, so dass die im Dokument enthaltenen Metadaten wie Kundennamen, Daten, Rechnungsbeträge und weitere Daten fehlen, es sei denn, jemand fügt diese Informationen manuell hinzu.

Doch dafür gibt es bereits eine Lösung. Es wurden neue Scantechnologien eingeführt, die in der Lage sind, ein Dokument zu "lesen" und die Metadaten zu erfassen, so dass die Datei durchsuchbar wird. Mit dieser Technologie entfällt die Zeit, die ein Mitarbeiter für die manuelle Erfassung aller Informationen benötigt..

Bevor Ihr Unternehmen in diese Art von Technologie investiert, ist es unserer Meinung nach wichtig, ein grundlegendes Verständnis für die Funktionsweise dieser Technologien zu erlangen.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und ICR?

OCR steht für "Optical Character Recognition" (optische Zeichenerkennung). Dabei handelt es sich um eine Software, die Text in Dokumenten einscannt und in der Regel für die Übersetzung langer Dokumente in elektronische Dateien verwendet wird.

OCR ist im täglichen Leben weit verbreitet. Wenn Sie einen Brief mit der Post verschicken, einen Scheck am Geldautomaten einzahlen oder durch einen Flughafen reisen, haben Sie die OCR-Technologie verwendet. OCR wird Woche für Woche von Tausenden von Menschen weltweit genutzt.

ICR (Intelligent Character Recognition) hingegen ist eine Software, die Schriftarten und -typen von Handschriften erkennt.
Die ICR-Technologie ist die verbesserte Version der OCR und bietet den Benutzern mehr Möglichkeiten. Wir können sagen, dass ICR eine intelligentere OCR ist, die sich auf Details konzentrieren kann. Während OCR normalerweise zum Abrufen von getippten Dokumenten verwendet wird, die kategorisiert und durchsucht werden können, verarbeitet ICR Handschriften mit komplizierteren Stilen, als OCR sie bewältigen kann. Außerdem ist ICR eine selbstlernende Technologie, die sich selbst beibringt, neue Handschriftmuster zu erkennen und die Datenerfassung aus gescannten Dokumenten zu verbessern.

Was sind die wichtigsten Vorteile der ICR?

OCR-Software ist in der Regel preiswerter als ICR, da OCR über weniger Funktionen verfügt. Es kann jedoch sein, dass Ihr Unternehmen nicht alle Funktionen benötigt, die ICR bieten kann. Daher ist es sinnvoll, sich eingehend mit den Details zu befassen und herauszufinden, ob Sie wirklich die fortschrittliche Technologie von ICR benötigen.

Wenn Sie eine Entscheidung treffen, ist es wichtig, die Zeit und die Ressourcen zu berücksichtigen, die Sie mit ICR einsparen können. Wenn Sie alle Kosten in Betracht ziehen, werden Sie vielleicht feststellen, dass es sich lohnt, mehr für die ICR-Technologie zu bezahlen.

Da ICR handschriftliche Notizen und praktisch jede Schriftart lesen kann, lassen sich damit viel mehr Dokumente verwalten als nur mit OCR allein. Ganz zu schweigen davon, dass das automatische Abrufen der relevanten Daten unabhängig von der Handschrift menschliche Eingabefehler verhindert, die bei der manuellen Eingabe häufig auftreten.

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