Gyötrelmes választás: átállás Saperion-ról OnBase-re

Miután 2017-ben az amerikai Hyland szoftvercég bejelentette a Lexmark korábbi szoftverrészlegének, a Saperion-nak a felvásárlását, sok német vállalat elbizonytalanodott az alkalmazás jövőjét illetően. Legtöbbjük számára a Saperion továbbra is a házon belüli ECM-rendszerük alapját képezi.

Szerencsére¹ a Hyland még további támogatást nyújt a Saperion felhasználóknak és folytatja a már megkezdett fejlesztési tevékenységeket ezen a szoftveren. Ugyanakkor az is nyilvánvalóvá vált, hogy a Hyland az új funkciók és fejlesztések megvalósítása érdekében saját termékcsaládjára, az OnBase-re fog összpontosítani, és a Saperiont integrálja a szoftverkörnyezetébe².

 

A két rendszert összehasonlítva láthatjuk, hogy az OnBase-nek van néhány előnye a Saperion³-hoz képest:

 

• Az OnBase egy modernebb és modulárisabb kódbázisra épül, mint a Saperion. Támogatja a széleskörű testreszabást programozással és anélkül, a .net keretrendszerre épülő natív Windows futási környezetet használva.
• A modernebb interfészeknek köszönhetően (a webalapú kommunikációt is támogató) az OnBase jobban integrálható a komplex informatikai környezetekbe. Az adattípusok és -formátumok megfelelnek a jelenlegi követelményeknek.
• Az OnBase támogatási koncepciója tanúsított partnereken alapul, akik rendszeresen frissítik szakértelmüket a legújabb funkciók támogatása érdekében.

 

Milyen hatással van ez a Saperion rendszeremre? Az összes adatomat át kell migrálnom OnBase-be?

Alapvetően nincs szükség azonnali átállásra. A Hyland legutóbbi közleményei szerint a Saperion 8.1-es verziója 2021 decemberéig teljes mértékben támogatva volt - a kiterjesztett támogatás pedig 2023 végéig tart. A Saperion 8.2 kiadása a Hyland Foundation megoldás integrációjaként valósul meg, beleértve az úgynevezett Federated File Framework⁴ (korábban Convergence Framework) keretrendszerét is. E keretrendszer használatával a Saperion-adatok közvetlenül az OnBase-ben vlesznek elérhetők.

Ha tehát új OnBase-re tervezi az átállást, az adatmigrációhoz a következő lehetőségek közül választhat:
 
1. Nem migrál

A Saperion és az OnBase párhuzamosan van telepítve, és egyszerre fut. Nem szükségszerű a Saperion alkalmazáskiszolgáló további működése, de a Saperion fájlrendszernek elérhetőnek kell lennie. A konvergencia keretrendszer (vagy Federated File Framework) segítségével az OnBase közvetlenül hozzáfér a meglévő rekordokhoz, és megjeleníti azokat az OnBase kliensben.

Ennek a megoldásnak az előnyei:

• Nincs szükség a meglévő adatok exportálására és szerkesztésére. Egy világosan meghatározott séma segítségével megvalósítható az információk leképezése.
• (Szinte) nincs szükség (nagyobb) leállásra, és az új OnBase telepítés egyszerűen, "határidőmegoldással" megoldható.

Hátránya lehet:

• A meglévő rekordok kezeléséhez továbbra is szükség lesz bizonyos Saperion-ismeretekre.
• A Convergence Framework még fejlesztés alatt áll.

 
2. Fokozatos migráció

Alapvetően ez az első lehetőség egy változata, amely szinte ugyanazokkal az előnyökkel és hátrányokkal jár.

A Convergence Framework-ön alapul ez is, az adatok importálása az OnBase hozzáférés során történik. Az importálás a háttérben történik, és a felhasználók számára szinte láthatatlan.
A Saperion-ügyfelek többségének valószínűleg a migrációnak ezt a fokozatos formáját érdemes előnyben részesíteni, mivel

• Ez a megoldás igényli a legkevesebb erőforrást.
• Hosszú távon lehetővé teszi, hogy a vállalatok teljesen leállítsák a régi Saperion-rendszert.

 
3. Teljes migráció

A Saperion összes rekordját egy (XML-alapú) köztes formátumba exportálják, majd az OnBase dokumentumimportáló processzorával (DIP) újraimportálják. Ez a migrációs típus valószínűleg a legerőforrásigényesebb. Nemcsak hosszú időt vesz igénybe és sok erőforrást köt le, hanem

• a Saperion exportformátumának átalakítása OnBase-olvasható adatformátumba. Gyakran előfordul, hogy a Saperionban tárolt metaadatokat nem lehet pontosan leképezni az OnBase-re, ezért összetett adatmappingre lehet szükség.
• A Saperion és az OnBase felülvizsgálatok kezelése jelentősen eltér egymástól. A problémamegoldáshoz speciális szabályokat kell meghatározni.
• A Saperion nem minden verziója kompatibilis a migrációhoz. A jelenleg telepített verziótól függően előfordulhat, hogy először a Saperiont kell frissíteni.

Természetesen ennek a megoldásnak is vannak előnyei:

• A migráció után az összes adat az OnBase egységes és frissített formátumában kerül tárolásra.
• A Saperion rendszer karbantartásához és működtetéséhez nincs szükség további erőfeszítésre vagy know-how-ra.
• Az adatszerkezetek és munkafolyamatok a migrációval újragondolhatók és optimalizálhatók.

A Saperionból exportált adatok OnBase-olvasható importformátumba történő konvertálása szinte mindig egyedi megoldást igényel. Maga a Saperion-export az EITCO⁶ egyik eszközével automatizálható és szabványosítható.
 
A vállalati tartalomkezelő rendszerek (ECM) gyakran a vállalat üzleti folyamatainak alapját képezik. A megfelelő alkalmazások és megoldások kiválasztása megterhelő lehet, de ugyanilyen fontos az adatmigráció megfelelő stratégiájáról való döntés is. Sok projektben ezt a témát elhanyagolják a koncepció során, pedig jelentős hatással lehet az időkeretre és az információk elérhetőségére.
Emiatt a váltást nem csak technikai szemszögből kell megközelíteni, hanem meglévő üzleti folyamatok elemzésével és a munkafolyamatok felülvizsgálatával is, szem előtt tartva a hossú távú stratégiai célokat is.